לארגן יום עיון מקצועי – 5 טיפים חשובים
יום עיון הוא אחד מהכלים המרכזיים לאורך השנים בכל הנוגע לניהול ארגונים וצוותים כאשר הוא מאפשר למעשה הוצאה של העובדים משגרת העבודה לטובת למידה, רכישת כלים מקצועיים והעשרה אישית
פורסם בתאריך:
ימי עיון הם בעצם מסגרת לשבירת שגרה, היכרות וחשיפה נוספת עבור חברי הצוות מחוץ למסגרת היום יומית עם אפשרות להבעה, לשיתוף והקדשת זמן לפיתוח אישי של כל עובד.
במסגרת יום עיון הגורמים המעסיקים מוציאים לרוב קבוצת עובדים (או את ככלל העובדים) מחוץ לכותלי הארגון תוך עצירה או צמצום של הפעילות השוטפת לטובת מתן ידע וכלים שיסייעו לעובדים באופן אישי ולארגון בהמשך. מומלץ לנצל את הפלטפורמה החשובה ולתכנן את ימי העיון באופן פורה ומלמד מחד, אולם גם חווייתי, מעשיר ומהנה מאידך. לשם כך, ריכזנו עבורכם כאן חמישה אלמנטים בולטים להם מומלץ לשים דגש מרכזי בעת תכנון של יום עיון:
לוקיישן מתאים – ראשית ולפני הכל, כדאי לוותר על מחשבה לקיים יום עיון בחדר הישיבות או חלל אחר במתחם הארגון עצמו ולהוציא את העובדים ללוקיישן חיצוני מתאים, מקום ליום עיון שישלב בין תנאי נוחות לעובדים המתארחים דוגמת נגישות, מקומות חניה, חלל גדול ומאובזר רצוי כזה המציג עיצוב וחדשנות ומשלב גם התמחות באירוח כנסים וימי עיון מקצועיים. חשוב כמובן לבחון ולבחור בלוקיישן שמאפשר חלל אירוח נעים בהתאמה לכמות המשתתפים הצפויה בשילוב חלל פתוח נעים ומטופח לטובת קבלה, התרעננות והפסקה.
מיתוג מרשים - יציאה מהסביבה הארגונית הטבעית אינה מחייבת ניתוק מהזהות הארגונית, כאשר כיום ניתן ליצור בקלות מיתוג מרשים הכולל הן את המיתוג הקיים והמוכר של החברה לצד מיתוג ייחודי עבור יום העיון עצמו. ישנם מקומות אשר משכירים חללים ומרחבים ייעודיים לימי עיון המביאים בחשבון את נושא המיתוג האישי של החברות המתארחות ומציגים מגוון אמצעי מיתוג להעתקת המיתוג באופן מהיר ויעיל, דוגמת מסכי לד להקרנת לוגו ומסרים אישיים, עמודי טוטם, עיצוב במות ועמדות נאום והדרכה.
כיבוד טעים - יום עיון נערך לרוב על גבי מספר שעות (ולעתים גם על פני יום שלם) ולכן יש לדאוג לתקרובת מתאימה לאורחים, החל מעמדות קפה נעימות ומאובזרות, מגשי פירות וכיבוד קל ועד ארוחת צהריים מלאה בהתאם ללו"ז. חשב לתכנן את צורת ומועדי ההגשה באופן שישתלב עם התכנית הכללית ליום העיון, כך למשל מומלץ להנגיש פינת קפה ושתיה קלה לאורך היום כולו ולקבוע מועד מדויק להפסקת צהריים עם יציאה מסודרת ומשותפת של כלל המשתתפים לארוחה. במידה ומקום האירוח מציע שירותי הסעדה מקצועיים מומלץ לנצל זאת, ובמידה ולא ניתן להזמין מראש מגשי אירוח / מזנון פתוח לארוחת צהריים. במידה ויום העיון מתארך מעבר לשעות אחר הצהריים המוקדמות, ניתן לשלב מגשי מאפים מתוקים כארוחת ביניים נוספת.
תוכן מותאם - העברת המסרים המקצועיים והתוכן הרשמי היא המטרה העיקרית בכל יום עיון ויש לתת את הדעת על כמות התכנים המיועדים בכל הדרכה והן על דרך ההעברה. כאשר מדובר באלמנטים מקצועיים דוגמת ציוד או טכנולוגיה חדשה המיועדים להטמעה בארגון, תידרש הדרכה מקצועית לרוב על ידי היצרן או מי מטעמו. הדרכה כזו עשויה להמשך זמן רב יחסית ומומלץ להעביר אותה בשילוב עם אמצעים חזותיים ובמקרה וקיימת אפשרות גם הדגמה וניסוי. כאשר מדובר בתוכן ערכי יותר הנוגע למיומנויות אישיות, מומלץ להסתייע במרצים מובילים ובבניית הדרכה חווייתית ומותאמת המשלבת הומור עם שימוש בשפת הארגון.
וכמובן הוקרה לעובדים - כל אינטראקציה של צוות העובדים מחוץ לפעילות השוטפת היא הזדמנות נהדרת לגיבוש, להעצמה וליצירת קשר ומחויבות בין העובדים לארגון. מומלץ לנצל את המעמד ולהוקיר את פעילות העובדים הן בהגעה והנכונות ללמידה ולהתפתחות והן את כמובן פעילותם השוטפת. כך למשל ניתן להעניק שי צנוע וממותג לכל עובד עם אלמנטים מעולם התוכן שהוצג ביום העיון, לדוגמא התקן נייד אישי במתנה הכולל את המצגת / סרטון / תכני יום העיון כפי שהועברו במהלך היום. שיהיה בהצלחה!
תגובות
